注文住宅で必要な書類とは？契約時・事前審査・ローン契約それぞれ解説

注文住宅を建てるには、契約や住宅ローン、登記など多くの手続きが必要です。それぞれの段階で準備する書類が異なるため、事前に把握しておくとスムーズに進められます。この記事では、注文住宅を建てる際に必要な書類を段階別にわかりやすく解説します。注文住宅の購入を検討されている方はぜひ最後までご一読ください。

契約時に必要な書類

注文住宅を建てるときは、建築会社と契約を結ぶことから始まります。契約には仮契約と本契約の2つの段階があり、それぞれ必要な書類が異なります。

仮契約で準備する書類

仮契約とは、正式な契約の前に建築会社を決めて申し込みをする手続きです。この段階では、本人確認書類として運転免許証やマイナンバーカードなどを用意します。

また、申込金として10万円程度を支払うのが一般的で、この金額は後で建築費用に充てられます。印鑑も必要ですが、この時点では実印でなくても問題ありません。

本契約で必要な書類

本契約は建築工事請負契約とも呼ばれ、正式に工事を依頼する重要な手続きです。このときには印鑑証明書と住民票、実印を準備する必要があります。印鑑証明書と住民票は役所で取得しますが、発行から3ヶ月以内のものを用意しましょう。

建築工事請負契約書や設計図書、見積書、約款は建築会社が用意してくれるため、内容をしっかり確認することが大切です。

契約金の支払い時期

注文住宅の費用は、一度に全額を支払うのではなく、工事の進み具合に応じて分割して支払います。一般的には契約時、着工時、上棟時、引渡時の4回に分けて支払うケースが多いです。それぞれのタイミングで領収書や振込証明書などの書類が必要になるため、大切に保管しておきましょう。

住宅ローンの必要書類

住宅ローンを利用する場合は、事前審査と本審査の2つの段階があります。審査が通らないと契約を白紙に戻せるローン特約を結ぶことが重要です。

事前審査に必要な書類

事前審査は、住宅ローンを借りられるかどうかを確認する最初の審査です。本人確認書類として運転免許証やマイナンバーカードを用意します。収入を証明するために、会社員の方は源泉徴収票、自営業の方は確定申告書が必要です。

また、どんな物件を建てる予定なのかを示す概算見積書などの物件資料も求められます。

本審査に必要な書類

本審査は事前審査よりも詳しく調べられる審査で、必要な書類も増えます。住民票と印鑑証明書、課税証明書または納税証明書を役所で取得しましょう。

工事請負契約書と建築確認済証も必要で、これらは建築会社から受け取ります。実印も忘れずに準備してください。本審査には1週間から3週間程度かかるため、余裕を持って申し込むことが大切です。

ローン契約時の書類

本審査に通ったら、金融機関とローン契約を結びます。金銭消費貸借契約書は金融機関が用意してくれます。団体信用生命保険の申込書にも記入が必要で、これは住宅ローンを借りた人に万が一のことがあった場合に、残りのローンを保険で支払うための手続きです。

また、抵当権を設定するための書類も必要になります。抵当権とは、ローンが返せなくなったときに金融機関が家を担保として確保できる権利のことです。

登記に必要な書類

注文住宅が完成したら、その建物が自分のものであることを証明するために登記が必要です。登記には建物表題登記、所有権保存登記、抵当権設定登記の3つがあります。

建物表題登記の書類

建物表題登記は、新しく建てた建物の情報を登録する手続きで、完成から1ヶ月以内に行わなければなりません。建築確認通知書と検査済証、工事完了引渡証明書が必要です。これらは建築会社から受け取ります。

施工業者の印鑑証明書と住民票、請負契約書または工事代金領収書も用意しましょう。この登記は土地家屋調査士に依頼するのが一般的で、費用は8万円から12万円程度かかります。

所有権保存登記の書類

所有権保存登記は、建物が自分のものであることを正式に登録する手続きです。建物表題登記が完了した後に行います。住民票と建物表題登記完了後の登記事項証明書を準備します。

住宅ローン控除などの軽減措置を受ける場合は、住宅用家屋証明書も必要です。この証明書は市区町村の役所で取得できます。所有権保存登記は司法書士に依頼することが多く、費用は3万円から6万円程度です。

抵当権設定登記の書類

住宅ローンを利用する場合は、抵当権設定登記も必要になります。住宅ローンの金銭消費貸借契約書と印鑑証明書、登記識別情報を用意します。

登記識別情報とは、以前は権利証と呼ばれていたもので、不動産の所有者であることを証明する大切な書類です。抵当権設定登記も司法書士に依頼するのが一般的で、費用は4万円から8万円程度かかります。

書類準備の注意点

必要書類を準備するときには、いくつか気をつけるべきポイントがあります。事前に知っておくことで、スムーズに手続きを進められます。

有効期限を確認する

住民票や印鑑証明書には有効期限があります。多くの場合、発行から3ヶ月以内のものが必要とされます。

せっかく取得しても期限が切れていると使えないため、提出前に必ず確認しましょう。特に複数の手続きで書類が必要な場合は、それぞれの期限を把握しておくことが重要です。

複数枚準備しておく

住民票や印鑑証明書は、契約や住宅ローン、登記など複数の場面で必要になります。そのたびに役所に行くのは大変なので、最初から3通から5通程度まとめて取得しておくと便利です。

ただし、有効期限があるため、取得のタイミングには注意が必要です。

原本と写しの確認

提出する書類には、原本が必要な場合と写しで良い場合があります。たとえば、住民票や印鑑証明書は原本の提出が基本ですが、コピーで良いケースもあります。間違えると手続きが遅れる原因になるため、事前に建築会社や金融機関に確認しておきましょう。

まとめ

注文住宅を建てる際には、契約、住宅ローン、登記の各段階で必要な書類が異なります。契約時には印鑑証明書や住民票、実印が必要です。住宅ローンでは収入証明書や建築確認済証なども加わります。登記では建築確認通知書や検査済証など、建築会社から受け取る書類が中心となります。書類には有効期限があるため、提出前に必ず確認しましょう。また、複数枚準備しておくと便利です。早めに準備を始めることで、スムーズに手続きを進められます。